Proyectos y Encuestas S.A.S. · NIT 900.905.122-1

Última actualización: 20 de octubre de 2026 · Versión 1.0

Documento redactado conforme al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 en lo aplicable, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Los campos entre [corchetes] deben ser completados antes de su publicación.

1. ¿Quiénes somos?

Proyectos y Encuestas S.A.S. (en adelante, “la Compañía”, “nosotros” o “el Responsable”), identificada con NIT 900.905.122-1, es una sociedad por acciones simplificada colombiana propietaria y operadora del software, la plataforma y el sitio web [URL del sitio o plataforma] (en adelante, “la Plataforma”), dedicados a la recolección y análisis de datos, encuestas, estudios de opinión y servicios digitales relacionados.

• Domicilio principal: Calle 34A Nro. 34-29, Oficina 901 , Villavicencio, Meta, Colombia
• Correo electrónico para asuntos de privacidad: info@proyectosyencuestas.com
• Teléfono: +573124514977
• Área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos: Dirección de Tecnología

Esta Política aplica a todos los datos personales que tratamos a través de la Plataforma, sus formularios, encuestas, aplicaciones y canales de contacto.

2. Definiciones

Según el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, los datos de salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para tratar sus datos.
• Transferencia y transmisión: la transferencia ocurre cuando el Responsable envía datos a otro Responsable; la transmisión, cuando los envía a un Encargado para que los trate por su cuenta.

3. Principios que rigen el tratamiento

Tratamos los datos personales con respeto a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012).

4. Qué datos personales recopilamos y por qué los recogemos

4.1. Datos que podemos recolectar

• Datos de identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, correo electrónico, teléfono, ciudad, municipio, barrio o dirección.
• Datos demográficos: edad, sexo, nivel educativo, ocupación, estrato socioeconómico, entre otros que se soliciten en una encuesta o formulario.
• Respuestas a encuestas, formularios y estudios de opinión.
• Datos de cuenta de usuario: usuario, contraseña cifrada, rol y registros de actividad.
• Datos técnicos y de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, sistema operativo, páginas visitadas, fecha y hora de acceso, cookies e identificadores similares.
• Datos de geolocalización: únicamente cuando el Titular lo autorice, por ejemplo en trabajo de campo.
• Comunicaciones: el contenido de mensajes, solicitudes, peticiones, quejas o reclamos que nos envíe.

4.2. Finalidades del tratamiento

Usamos los datos para:

1. Prestar, operar, mantener y mejorar la Plataforma y sus funcionalidades.
2. Realizar encuestas, sondeos, estudios de opinión y de campo, y procesar estadísticamente sus resultados, preferiblemente de forma agregada o anonimizada.
3. Crear y administrar cuentas de usuario, autenticar accesos y gestionar permisos.
4. Validar la calidad y la unicidad de la información recolectada y prevenir fraudes o duplicidades.
5. Atender peticiones, consultas, quejas y reclamos, y brindar soporte técnico.
6. Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio, avisos administrativos y, cuando exista autorización, información comercial o institucional.
7. Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades competentes.
8. Garantizar la seguridad de la información y de la Plataforma, y llevar registros de auditoría.
9. Elaborar informes, análisis y estadísticas para nuestros clientes, siempre bajo las condiciones pactadas y la autorización del Titular.

No usaremos los datos para finalidades distintas a las informadas sin solicitar una nueva autorización.

4.3. Datos sensibles

Algunas encuestas o estudios pueden incluir preguntas sobre datos sensibles, como orientación u opinión política, preferencia electoral, salud o pertenencia a grupos. En ese caso:

• Informaremos de forma clara que se trata de datos sensibles y que no está obligado a responder ninguna pregunta sobre ellos.
• Solo los trataremos con su autorización explícita, salvo las excepciones del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
• Siempre que sea posible, la respuesta se disociará de su identidad para fines estadísticos, de modo que no pueda asociarse a usted en los resultados publicados.

4.4. Datos de niños, niñas y adolescentes

La Plataforma no está dirigida a menores de 18 años y no recolectamos sus datos de forma intencional. Si un estudio específico los requiere, se hará únicamente con autorización del padre, madre o representante legal, respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 12 del Decreto 1377 de 2013), y la respuesta a preguntas sobre sus datos será siempre facultativa. Si usted considera que un menor nos entregó datos sin autorización, escríbanos para suprimirlos.

5. Autorización del Titular

Recolectamos y tratamos los datos con su autorización previa, expresa e informada, que puede darse por escrito, de forma verbal, mediante un clic o casilla de aceptación en la Plataforma, o por conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que la otorgó. Conservamos prueba de la autorización.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, y tratamiento autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos.

6. Rol de la Compañía: Responsable y Encargado

• Actuamos como Responsable respecto de los datos de nuestros propios usuarios, contactos, proveedores, personal y de los participantes en estudios que realizamos directamente.
• Cuando un cliente (por ejemplo una entidad pública, campaña, empresa u organización) utiliza la Plataforma para recolectar datos de sus propios encuestados o beneficiarios, el cliente es el Responsable y la Compañía actúa como Encargado, tratando los datos únicamente según las instrucciones del cliente y el contrato de transmisión suscrito (artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015). En esos casos, las solicitudes de ejercicio de derechos deben dirigirse al cliente, sin perjuicio de que le colaboraremos en su atención.

7. ¿Con quién compartimos sus datos?

No vendemos sus datos personales. Podemos compartirlos o transmitirlos, solo en la medida necesaria y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad, con:

• Proveedores tecnológicos (Encargados): servicios de alojamiento web y nube, bases de datos, correo electrónico, mensajería (incluida WhatsApp Business API cuando aplique), analítica, copias de seguridad y soporte. Proveedores actuales: [lista de proveedores y finalidad].
• Clientes de la Plataforma: cuando el estudio o formulario se realiza por encargo de un cliente, quien será el Responsable de esos datos.
• Autoridades competentes: cuando lo exija la ley, una orden judicial o un requerimiento administrativo.
• Asesores profesionales: abogados, contadores y auditores, sujetos a deber de reserva.
• Terceros en operaciones corporativas: en caso de fusión, escisión o venta de activos, con aviso previo a los Titulares cuando proceda.

Los resultados de estudios se publican o entregan de forma agregada y anonimizada, de manera que no permitan identificar a los participantes, salvo autorización expresa.

8. Cuánto tiempo conservamos sus datos

Conservamos los datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección y las obligaciones legales, contractuales y de auditoría. Como referencia:

Vencidos los plazos, y siempre que no exista deber legal o contractual de conservarlos, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.

9. Derechos de los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Compañía o los Encargados, en especial si son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida por la ley.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo. La SIC determinará si hubo conductas contrarias a la ley.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

La revocatoria y la supresión no proceden cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Cómo ejercer sus derechos

• ¿Quiénes pueden hacerlo?: el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando su identidad y calidad.
• Canales: correo electrónico info@proyectosyencuestas.com
• Contenido de la solicitud: identificación del Titular, descripción de los hechos o de lo solicitado, dirección o correo de respuesta y documentos que quiera hacer valer.
• Consultas: serán atendidas en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, informaremos los motivos y la nueva fecha, que no excederá cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento): serán atendidos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales con justificación. Si el reclamo está incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane; pasados dos (2) meses sin respuesta se entenderá desistido (artículo 15).
• El Titular solo podrá acudir a la SIC una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.

10. Transferencias y transmisiones internacionales de datos

Algunos de nuestros proveedores (por ejemplo, de nube, correo, analítica o mensajería) pueden almacenar o procesar datos en servidores ubicados fuera de Colombia, incluidos países como: Estados Unidos, Alemania, Austria, Malasia, España, Inglaterra.

Cuando esto ocurra, adoptaremos las medidas exigidas por la ley colombiana:

• La transferencia de datos a otro Responsable en el exterior solo se hará a países que ofrezcan un nivel adecuado de protección según los estándares de la SIC, o con base en las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, autorización expresa e inequívoca del Titular, o ejecución de un contrato en interés del Titular).
• Las transmisiones a Encargados en el exterior se harán con un contrato de transmisión de datos que garantice el tratamiento conforme a esta Política y a la ley colombiana, o con autorización del Titular (artículo 25 del Decreto 1377 de 2013).

Si usted nos suministra datos desde fuera de Colombia, aplicaremos esta Política sin perjuicio de la normativa de su lugar de residencia cuando sea exigible.

11. Información de contacto

Para consultas, reclamos, ejercicio de derechos o cualquier asunto de privacidad:

• Proyectos y Encuestas S.A.S. · NIT 900.905.122-1
• Responsable de atención: Dirección de Tecnología
• Correo: info@proyectosyencuestas.com
• Dirección: Calle 34A Nro. 34-29, Oficina 901 , Villavicencio, Meta, Colombia
• Teléfono: +573124514977
• Horario de atención: Lunes a Viernes de 8 am a 5 pm.

También puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad nacional de protección de datos personales: www.sic.gov.co.

12. ¿Cómo protegemos sus datos?

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, adulteración, consulta o uso indebido (principio de seguridad, literal g del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012), entre ellas:

• Cifrado de las comunicaciones (HTTPS/TLS) y de las contraseñas.
• Control de acceso por roles y principio de mínimo privilegio.
• Autenticación reforzada para cuentas administrativas, cuando aplique.
• Copias de seguridad periódicas y entornos separados de desarrollo y producción.
• Registros de auditoría de accesos y modificaciones.
• Acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y proveedores, y capacitación en protección de datos.
• Revisiones periódicas de seguridad y actualización de software.

Ningún sistema es completamente infalible, por lo que no podemos garantizar seguridad absoluta, pero nos comprometemos a mejorar continuamente estas medidas.

13. Incidentes de seguridad

Contamos con un procedimiento interno para detectar, contener, evaluar y documentar incidentes de seguridad que afecten datos personales. En caso de una violación a los códigos de seguridad o riesgo en la administración de la información de los Titulares, la reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro del plazo exigido por la normativa vigente (artículo 17, literal n, de la Ley 1581 de 2012 y la regulación de la SIC) y, cuando corresponda, informaremos a los Titulares afectados con las medidas recomendadas.

14. Datos recibidos de terceros

Podemos recibir datos personales de terceros, por ejemplo de clientes que cargan bases de contactos, de fuentes de acceso público, de entidades públicas o de aliados. Cuando actuemos como Responsable, verificaremos que exista una autorización válida o un fundamento legal para tratar esos datos y le informaremos el origen cuando lo solicite. Cuando actuemos como Encargado, el cliente que los suministra es responsable de contar con la autorización de los Titulares.

15. Decisiones automatizadas y perfilamiento

La Compañía no toma decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre los Titulares basadas únicamente en tratamientos automatizados. Los análisis estadísticos, ponderaciones y modelos que usamos en estudios de opinión se aplican a datos agregados o disociados con fines de investigación y no a la evaluación individual de personas. Si en el futuro incorporamos funcionalidades de ese tipo, lo informaremos y solicitaremos las autorizaciones necesarias.

16. Requisitos regulatorios del sector

• Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): cuando la Compañía esté obligada, según los criterios establecidos por la normativa vigente, registrará sus bases de datos ante la SIC y mantendrá actualizada su información.
• Habeas data financiero (Ley 1266 de 2008): la Compañía no administra información financiera, crediticia, comercial o de servicios con fines de historial crediticio.
• Normas sectoriales: cuando una encuesta o servicio se preste a entidades públicas o a sectores regulados, se aplicarán además las normas específicas de ese sector y las instrucciones del cliente Responsable.
• Delitos informáticos y mensajes de datos: el uso indebido de la Plataforma está sujeto a la Ley 1273 de 2009 y demás normas aplicables.

17. Vigencia y modificaciones

Esta Política rige desde el 20 de octubre de 2026. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo que dure la finalidad del tratamiento y las obligaciones legales aplicables.

Podemos modificarla para adaptarla a cambios normativos o de nuestros servicios. Publicaremos la versión actualizada en [URL] con su fecha, y si los cambios son sustanciales y afectan las finalidades, los comunicaremos por medios eficientes y, cuando sea necesario, solicitaremos una nueva autorización.