En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, en concordancia con el documento de Código: GJ-PO-001 (Política de Protección de Datos del Ministerio de Deporte), y demás normativas sobre protección de datos personales en Colombia, autorizo a Consultores en Estadísticas Poblacionales – Concep como operador del ministerio del Deporte en el contrato CCS-1084-2024 y al Ministerio del Deporte, de manera libre, expresa y voluntaria, previa explicación del contenido de este documento a obtener, recolectar, analizar, utilizar, administrar, actualizar datos personales, sensibles, privados, semipravados, con los siguientes propósitos y condiciones: 

1. Definiciones: Para efectos de este documento, se aplicarán las definiciones contenidas en el art. tercero de la ley 1581 de 2012 así como las contenidas en el numeral 3 (Glosario y consideraciones básicas) de la política general de tratamiento de datos del Ministerio del Deporte. 

2. Alcance del Tratamiento de los Datos: La información suministrada será utilizada exclusivamente para el desarrollo del contrato CCS-1084-2024 que busca realizar estudios para construir indicadores de actividad física y la disminución de comportamientos sedentarios en Colombia, por medio de una encuesta poblacional de nivel nacional; así como, elaborar documentos de orientación y referencia técnica para diferentes grupos poblacionales con los siguientes fines; 

• Diseñar, implementar y evaluar programas y estrategias dirigidos a población general, pacientes, cuidadores de personas con discapacidad, adultos mayores expertos académicos, profesionales de la salud, psicólogos y profesionales en hábitos de vida saludable. 
• Realizar investigaciones científicas y académicas que contribuyan al desarrollo de políticas públicas en deporte, recreación, actividad física y hábitos de vida saludable. 
• Generar estadísticas y reportes internos relacionados con el bienestar físico, mental y social de los grupos de interés. 
• Establecer contacto para la participación en encuestas, entrevistas, grupos focales y actividades relacionadas con los fines anteriormente descritos. 

Parágrafo: Para efectos generales, el titular entrega su información al Ministerio del Deporte, quien podrá utilizarla para garantizar el interés general y apoyarse en la información recolectada para proyectos futuros. 

3. Datos que Serán Recopilados 

Se recopilará la siguiente información de carácter personal, de acuerdo con las necesidades específicas de cada grupo de interés: 

• Datos de identificación: nombre completo, documento de identidad, edad, género. 
• Datos de contacto: dirección, teléfono, correo electrónico. 
• Información profesional y académica: formación, experiencia, y área de trabajo. 
• Información profesional y académica: formación, experiencia, y área de trabajo. 
• Información relacionada con salud, hábitos de vida, e información médica bajo estricta confidencialidad. 
• -Cualquier otro que sea necesario para la implementación del contrato. 

4. Derechos del Titular de los Datos 

De conformidad con la legislación vigente, usted tiene derecho a: 

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: 

Este derecho permite a las personas tener acceso a la información que se ha recopilado sobre ellas y asegurarse de que sea precisa y actualizada. Los titulares de la información tienen el derecho de solicitar una 

copia de sus datos personales y, si es necesario, solicitar correcciones o actualizaciones para mantener la información precisa y completa. 

Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos: 

Cuando una empresa o entidad solicita y procesa datos personales, es importante que los titulares de la información puedan verificar la legitimidad de dicho proceso. Por lo tanto, tienen el derecho de solicitar una prueba o evidencia de que han dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos. Esto garantiza que su información no se esté utilizando sin su conocimiento o autorización. 

Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales: 

Los titulares de la información tienen el derecho a ser informados sobre cómo se han utilizado sus datos personales. Esto incluye conocer los propósitos para los que se recopilaron, cómo se han procesado, con quién se han compartido y cuánto tiempo se retendrán. La transparencia en el uso de los datos es esencial para mantener la confianza y el control sobre la información personal. 

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos: 

En cualquier momento, los titulares de la información tienen el derecho de revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales. Si consideran que sus derechos no han sido respetados o que la información se está utilizando de manera inapropiada, pueden solicitar la eliminación de sus datos. Las empresas deben cumplir con esta solicitud y garantizar que los datos sean borrados de manera segura y oportuna. 

Acceso gratuito a los datos personales: 

Este derecho garantiza que los titulares de la información puedan acceder a sus datos personales sin incurrir en costos adicionales. Pueden solicitar una copia de sus datos en un formato legible y común, lo que les permite tener un registro de la información que se ha recopilado sobre ellos. Esto les brinda control y la capacidad de verificar y gestionar su información personal. 

Es importante que las empresas y organizaciones respeten y cumplan con estos derechos, ya que son fundamentales para proteger la privacidad y la autonomía de los individuos. La transparencia y el consentimiento informado son pilares clave en la gestión responsable de la información personal. 

5. Plazo de Conservación de los Datos 

Sus datos personales serán conservados por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas, o mientras exista una obligación legal o contractual que lo justifique. 

6. Seguridad de la información 

Para debida seguridad del tratamiento de los datos se adoptan las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra cualquier tipo de alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, modificación, divulgación, transferencia y/o destrucción. 

Para tales fines se dispone de un centro de datos que cumple con los estándares de seguridad física. El centro de datos está ubicado en una zona segura, con acceso restringido a personal autorizado. Para proteger los datos personales, estos, serán almacenados en sus sistemas informáticos. Estos sistemas incluyen firewalls, antivirus, antimalware y otras medidas de seguridad. 

Para lo anterior, se capacita al personal en materia de seguridad de la información. El El personal está obligado a mantener la confidencialidad de los datos personales a los que tenga acceso en el ejercicio de sus funciones. Nuestra empresa se compromete a proteger la información en todos sus formatos, ya sea física o digital. 

Para lo anterior se tienen los siguientes lineamientos: 

Protegemos tus datos: Implementamos estrategias para garantizar que tu información esté segura, ya sea en papel o en formato digital. 

Encriptación: Utilizamos métodos avanzados para encriptar tus datos, asegurando que solo tú y las personas autorizadas puedan acceder a ellos. 

Controles de Acceso: Establecemos estrictos controles para limitar el acceso a la información, asegurándonos de que solo quienes necesitan saberlo puedan hacerlo. 

Copias de Seguridad: Realizamos copias regulares de tus datos para evitar pérdidas y garantizar su recuperación en caso de emergencias. 

Seguridad Física: Protegemos la información física almacenada en nuestras instalaciones con medidas de seguridad físicas y protocolos estrictos. 

Digitalización Segura: Al trasladar tus datos a formato digital, nos aseguramos de hacerlo de manera segura y confidencial, manteniendo la integridad de la información. 

Concienciación: Educamos a nuestro personal sobre la importancia de la seguridad de la información y les capacitamos para manejar tus datos con cuidado y confidencialidad. 

Monitoreo y Respuesta: Contamos con sistemas de monitoreo para detectar cualquier actividad sospechosa y tenemos un plan de respuesta rápida en caso de incidentes. 

Actualizaciones Constantes: Mantener nuestros sistemas actualizados es una prioridad para nosotros, para así mantener la seguridad y prevenir vulnerabilidades. 

Parágrafo: El destinatario final de la información y el encargado de la protección de la misma será el Ministerio del Deporte como entidad administrativa contratante. 

7. Autorización del Titular 

Mediante la firma del presente documento, el titular manifiesta que ha sido informado sobre la finalidad y alcance del tratamiento de sus datos personales, y otorga su consentimiento de manera libre, expresa e informada para que el Ministerio del Deporte los trate conforme a lo descrito en el presente documento y de conformidad con sus lineamientos generales de protección de datos.. 

8. Canales de Contacto 

Para efectos de reclamaciones, podrá comunicarse al correo electrónico (correo electrónico institucional pendiente), al teléfono, (+57) 6014377100 o dirigirse a la sede del Ministerio del Deporte ubicado en Av. 68 #55-65 en la ciudad de Bogotá.